Het eerst wat je als commissiepenningmeester moet doen is het maken van een begroting. Een begroting kun je zien als een voorspelling van de inkomsten en uitgaven. Het is dus een overzicht van alle grote inkomsten en uitgaven waar je als commissie mee te maken krijgt. Ook ligt in de begroting een winst (of verlies) vastgelegd, en dit is van groot belang voor Orca. Als laatste willen we hier nog noemen dat een begroting een vorm van beleid is. Op het moment dat je de begroting maakt stel je namelijk bepaalde prioriteiten. Voor dingen die je noodzakelijk vindt, zul je eerder geld vrijmaken dan wanneer het een extra betreft. Anders gezegd, als je iets heel tofs wil regelen heb je dit zelf in de hand!
Op een begroting staan aan de ene kant de verwachte inkomsten (links), en aan de andere kant de verwachte uitgaven (rechts) (figuur 1). Bij een begroting opstellen is het belangrijk dat je bij elk bedrag op de begroting bedenkt: waarom denk ik dit bedrag uit te moeten geven of te ontvangen? Om het overzichtelijk te houden zetten we inkomsten en uitgaven die met elkaar te maken hebben bij elkaar, in zogenaamde grootboeken (voorbeeld: grootboek catering, grootboek administratie, grootboek inschrijfgeld).
Verder is er een belangrijke regel waar alle commissies zich aan moeten houden. In elke begroting hoort een grootboek “onvoorziene uitgaven” te zitten, ter waarde van 10% van je totale begroting. (tenzij je een werkende glazen bol hebt, maar die bestaat niet!).
In grote lijnen zorgen de grote commissies ervoor dat de begroting 3-4 maanden van te voren klaar is. De kleine commissies kunnen met 3-4 weken van te voren volstaan. Doorlopende commissies maken een begroting aan het begin van het Orca(= universiteits)jaar.
Als je je begroting af hebt moet je hem goed laten keuren door de bestuurspenningmeester en je PBCbegeleider. Je maakt hiervoor zelf een afspraak. Je mag pas geld gaan uitgeven als je begroting is goedgekeurd. Na de goedkeuring kan je de begroting uiteraard niet meer zomaar veranderen.
Vinden er toch grote verandering plaats, bijvoorbeeld in het geval van financiële krapte, dan moet je begroting op nieuw worden goedgekeurd. Vergeet ook niet om je commissie te wijzen op de veranderde omstandigheden!
Begroting Roeionderonsje 2009 |
inkomsten |
uitgaven |
Orca bijdrage |
500 | 0 |
sponsoring |
1250 | 75 |
catering |
1500 | 1000 |
administratie |
0 | 25 |
promotie |
0 | 500 |
transport |
0 | 500 |
accomodatie |
0 | 1025 |
Onvoorzien = 10% |
0 | 325 |
totaal |
3250 | 3250 |
Laatst bijgewerkt op 11/05/2016